어떻게 해야만 프로젝트 의 문서 관리 를 잘 할 수 있다

프로젝트 문서 의 생명 주기 는 일반적 으로: 창설, 심사, 배포, 배포, 서명, 압축, 폐지, 복구 등의 환절입니다.프로젝트 문서를 잘 관리하는 것은 생명 주기를 잘 관리하는 것이다.

핵심은 문서를 잘 관리하는 전체 생명 주기에 있다.

생성: 템플릿, 이름, 분류, 권한

새 항목 문서를 만들려면 파일이나 폴더만 새로 지어서는 안 됩니다.우선 어떤 프로젝트 문서의 창건은 고정된 문서 템플릿을 따라야 하며 내용과 격식의 기본 요구를 충족시켜 문서가 보여야 할 내용을 더 잘 구현할 수 있다.예를 들어: 문서의 페이지 페이지 페이지 형식, 문서의 디렉터리 스타일과 문서의 글꼴 등을 설정합니다.

각기 다른 문서는 다른 템플릿을 가지고 있으며, 제작자가 다른 문서를 만들 때 어떤 형식의 템플릿을 사용하는지 더 잘 알 수 있다.문서의 템플릿이 변경된다면 사용자를 제때에 알려 문서의 모형을 관리해야 합니다.

그 다음으로 문서의 명명과 분류도 주의해야 한다.관리자는 반드시 항목 문서의 명명과 분류의 근거와 요구를 규정하고 사용자가 원하는 파일에 빠르게 위치할 수 있도록 규정해야 한다.구체적인 명명 방법은 원문 링크를 참고하십시오.

마지막은 새로 지어야 한다문서 설정권한이 되다.한 항목 중 같은 작업은 다른 미션 그룹의 여러 인원이 동시에 합작해야 할 수 있기 때문에 권한설정은 반드시 넓고 그룹이 많고 특수한 상황에 대한 특수한 방법으로 대응할 수 있다.권한관리는 인허가의 권한에 더 믿음직스럽고 정확한 문서를 사용하기 위해 더 복잡한 관리를 늘려야 한다.

어떻게프로젝트 문서창건, 수정 등 소식은 빠르게 한 사람마다 정확하게 통지할 것인가? 경로가 관건이다.모든 정보는 문서 조작을 둘러싸고 정보의 정확성을 보장한다.이와 함께 현재 이동 사무의 시대 흐름을 충족시켜야 한다. 웹페이지, APP, 위신, 모두 첫 시간에 정보를 받을 수 있도록 보장해야 한다.

우리는 문서관리의 심사와 전통 OA 의 심사 비준과 달리 근본적인 출발점이 다르다.문서 관리의 비준은 반드시 문서를 핵심으로 프로세스를 세워야 한다.파일의 권한 신청이든 파일 회봉이든 모든 조작이 파일 자체를 둘러싸고 있다.과거 OA 로 이동 과정을 포기하고 메일로 첨부 서류 심사 방식을 전달해 파일을 핵심으로 하는 온라인 프로세스를 채택해 심사를 간단하게 하게 한다.

　　문서 배포소식이 발표된 요구와 유사하다. 일각에서는 서류 전달의 정확성을 확보하고, 일방적으로 소식의 시기성을 보장해야 한다.QQ, 메일을 사용하여 파일을 전달하는 것은 속도가 늦을 뿐만 아니라 파일의 분실과 손상을 초래하기 쉽다.따라서 서류 배급은 통일, 안전, 빠른 속도를 보장해야 한다.문서를 나누거나 전통을 대체하는 첨부 형식을 발표하여 같은 플랫폼에서 파일의 빠른 흐름을 실현할 수 있고 다른 인원의 권한을 충족시킬 수 있다.